С док в пдф: Конвертировать DOC (WORD) в PDF онлайн — Convertio

В каком формате должен храниться документв СЭД в DOC, PDF и TIF?

Ришат Мухаметшин 8 июля 2015

Делопроизводителю

Время чтения: 4 минуты

Фактически, DOC и PDF стремятся друг к другу по возможностям, но старая слава по-прежнему заставляет воспринимать первый как что-то непременно изменяемое, а второй — как нечто зафиксированное и неизменное.

Вопрос читателя: В каких случаях документ в системе должен храниться в формате DOC,  PDF и TIF? В чем их разница?

В первую очередь следует понять, для чего эти три формата были созданы. DOC — это потомок обыкновенного текстового документа, унаследовавший возможность быть отредактированным кем угодно в любой момент. В ходе эволюции DOC приобрёл возможность форматирования текста, добавления служебной внутренней информации о документе.

Например, в Word 2012 можно вставлять в тело документа видеоролики и аудиодорожки, что явно продиктовано заменой новыми мультимедийными и чувствительными к прикосновениям планшетами постепенно устаревающей бумаги. Но ударение на редактирование содержимого всё-таки осталось. Именно поэтому чаще всего при открытии документа в этом формате любой редактор покажет курсор и предоставит возможность изменить содержимое.

PDF — очень сильный формат, имеющий несколько важных принципиальных отличий от формата DOC.

Возможность внедрения шрифтов непосредственно в документ гарантирует одинаковое отображение документа на любом устройстве и на бумаге при печати на любом принтере. Изначально формат не был предназначен для редактирования, однако сейчас многие программные средства для работы с PDF позволяют редактировать документы в этом формате, если таковые не зашифрованы, и неизменность содержимого уже не является особенностью формата. Такой документ также может содержать мультимедийный контент, который не может быть напечатан, но может быть просмотрен на любом компьютере, планшете или смартфоне.

Фактически, DOC и PDF стремятся друг к другу по возможностям, но старая слава по-прежнему заставляет воспринимать первый как что-то непременно изменяемое, а второй — как нечто зафиксированное и неизменное.

TIF стоит отдельно и представляет собой формат хранения изображений, что накладывает на него несколько ограничений. Согласно определению, он содержит только изображение и не содержит текста, а поскольку текста нет, он не может быть проиндексирован, и по содержимому такого документа нельзя выполнить поиск. Многие графические редакторы позволяют изменять содержимое таких документов, но редактированию подвергается именно изображение. Мультимедийное и виртуальное содержимое (то, которое невозможно напечатать) TIF не поддерживает, его возможности ограничиваются разбиением документа на несколько страниц и добавлением служебной информации.

Современное применение и возможности формата TIF сильно пересекаются и всё больше становятся подмножеством формата PDF.

TIF предназначен для хранения исключительно изображений — PDF может хранить изображения, а ещё позволяет строить оглавление, вставлять закладки и наносить текст и мультимедийные метки поверх этих изображений. TIF имеет возможность добавления метаданных — у PDF этот механизм развит лучше (например, древовидное оглавление — тоже метаданные). TIF может сжимать изображения для экономии пространства хранилища — PDF тоже это может. Для просмотра TIF во всех операционных системах есть предустановленные средства, для PDF до сих пор требовалось устанавливать дополнительное ПО, но в Windows 8 приложение для просмотра документов в этом формате уже встроено.

Очевидно, для создания и хранения исходных текстов документов логично и целесообразно использовать предназначенный для этого DOC. Минус, состоящий в доступном изменении содержимого, становится плюсом при внедрении СЭД, позволяющей учитывать изменения, их авторство и смену этапов жизненного цикла документа.

Для сканов же печатных документов — и входящих, и исходящих — логично и целесообразно использовать PDF, учитывая его возможности рецензирования, индексации и одинакового представления на разных устройствах вывода и практически полное перекрытие возможностей формата TIF.

Формат TIF, несмотря на популярность на протяжении уже более двадцати лет, сдаёт позиции, с одной стороны, более мощному, а с другой стороны, стандартизированному и потому гарантирующему совместимость на годы вперёд формату PDF. И всё-таки, победитель в этом бою ещё не определён.

Источник: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»

Чтобы прочитать эту статью до конца,
авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

управление контентом электронный документ электронный архив

Экспорт документа MS Word в PDF

Главная » Текстовый редактор Word » Экспорт документа MS Word в PDF

 

Превратить текстовый документ в формате MS Word (DOC или DOCX) в PDF — задача частая и тривиальная. Формат PDF-документа имеет важное преимущество: сохраненные в нем книги, брошюры и статьи выглядят одинаково на любом компьютере, вне зависимости от того какие операционную систему, шрифты и рабочую среду он имеет.

В самой процедуре экспорта из DOC в PDF нет никаких сложностей — благо, MS Word предлагает сразу 3 способа сделать это без проблем: экспорт, сохранение и преобразование. Однако… так ли одинаковы результаты у каждого из способов? Сейчас мы это проверим на практике.

Сохраняем DOC файл в формате PDF

Первым делом, попробуем воспользоваться самым простым и очевидным способом: сохранить открытый в MS Word документ в формате PDF. Воспользуйтесь командой

«Сохранить как…» из меню «Файл» и выберите в списке предлагаемых форматов файлов PDF.

Сохраняем DOC файл в формате PDF

Настроек тут минимум, сохранение можно произвести в двух вариантах:

• Стандартное (качество — как в исходном документе, как говорится «ничего не вырезано и не сжато», файл достаточно большого размера. Подходит для печати.).
• Минимальное (качество — несколько хуже чем в исходном документе за счет существенного сжатия всех вложенных в документ изображений и другой графики. Как результат — размер PDF-файла существенно ниже, чем в предыдущем случае. Подходит для интернет-публикаций.)

Параметры сохранения PDF из DOC

Вызов окна «Параметры» позволяет осуществить тонкую настройку будущего PDF-файла. Особо интересно здесь два момента:

• Настроить возможность сохранения всего документа или только части страниц (раздел «Страницы»).
• Экспортировать содержание документа на основе структуры (заголовков) или закладок исходного текстового документа.

Остальные настройки лучше оставить по умолчанию.

Экспорт DOC файла в формат PDF

Второй вариант отличается от первого только названием. Вместо «Сохранить как…» мы выбираем команду «Экспорт» все того же меню «Файл» , и далее пункт «Создать документ PDF/XPS».

Экспорт DOC файла в формат PDF

Как видите, дальнейшие настройки ничем не отличаются от описанных выше. Итоговый размер файлов также в точности совпадает с вариантом простого сохранения PDF из MS Word.

Преобразование DOC файла в формат PDF

Снова меню «Файл», но в этот раз выбираем пункт «Сохранить как Adobe PDF». В открывшемся окне параметров преобразования видим разницу: предложения выбрать между «стандартным» и «минимальным» размером документа нет (используется только «стандартный»), окно «параметры» отличается, но незначительно.

Преобразование DOC файла в формат PDF

Зато в глаза бросается включаемая настройка «Защитить PDF». При её активации появляется окно установки пароля на открытие будущего PDF-документа, а также включения запрета на печать и последующее изменение документа, невозможное без ввода того самого пароля.

Защищаем создаваемый PDF документ

Размер итогового документа получается несколько больше, чем у «Стандартного» PDF созданного сохранением и экспортом, но, несущественно.

Сравниваем все три способа

Итак, различия всех трех способов преобразования MS Word документов из DOC в PDF можно свести к трем пунктам:

Размеры PDF созданного из Word

Определенно размер итогового файла меньше всего при сохранении и экспорте документа с минимальными настройками, как видно из рисунка. Однако, за это приходится платить качеством. Сравните:

Качество изображений при сохранении PDF с различными настройками: слева стандартный, справа — минимальный

Ничего не скажешь, «сжатый» документ выглядит не очень. Нельзя не обратить внимание и на такую мелочь, как экспорт содержания (навигации) по документу: если при преобразовании навигация экспортируется в PDF из DOC по умолчанию, то в двух других случаях, экспорт навигации предварительно нужно включить воспользовавшись окном «Параметры».

Навигация по PDF документу созданному из MS Word. Справа: при преобразовании, слева: при сохранении и экспорте (по умолчанию)

Теги: word, Основы работы

 

---

Также вас может заинтересовать:

Экспорт в Word, PDF или другой формат файла в Pages на Mac

Чтобы сохранить копию документа Pages в другом формате, вы экспортируете его в новый формат. Это полезно, когда вам нужно отправить документ людям, которые используют другое программное обеспечение. Любые изменения, которые вы вносите в экспортированный документ, не влияют на оригинал.

Если вы добавили метки или изменения с помощью интеллектуальных аннотаций, они не будут отображаться в экспортированных документах Word, EPUB или Pages ’09. Вы можете экспортировать документ в PDF со смарт-аннотациями и комментариями или без них.

Примечание. Если исходный файл имеет пароль, он применяется к копиям, экспортированным в форматах PDF, Word и Pages ’09, но вы можете изменить или удалить его.

Сохранение копии документа Pages в другом формате

1. Откройте документ, затем выберите «Файл» > «Экспортировать в» > [ формат файла ] (меню «Файл» расположено у верхнего края экрана).

2. Укажите параметры экспорта:

   • PDF: Эти файлы можно открывать и иногда редактировать с помощью таких приложений, как Preview и Adobe Acrobat. Нажмите всплывающее меню «Качество изображения», затем выберите вариант (чем выше качество изображения, тем больше размер файла). Если вы добавили изображения, рисунки, аудио- или видеоописания для вспомогательных технологий (например, VoiceOver), они автоматически экспортируются. Чтобы включить интеллектуальные аннотации или комментарии, установите соответствующий флажок. Чтобы включить теги специальных возможностей для больших таблиц, нажмите «Дополнительные параметры», затем выберите «Вкл.».

   • Word: Если файл должен быть совместим с более старой версией Microsoft Word (1997–2004), нажмите «Дополнительные параметры», затем выберите .doc во всплывающем меню.

   • EPUB: Используйте этот формат, чтобы сделать документ доступным для чтения в программе для чтения электронных книг (например, Apple Books). Введите название и имя автора, затем выберите вариант обложки.

     Только для текстовых документов: выберите тип макета. Фиксированный макет сохраняет макет вашего документа и лучше всего подходит для документов с несколькими столбцами или большим количеством изображений. Макет с возможностью перекомпоновки адаптируется к размеру и ориентации экрана и позволяет пользователям изменять размер шрифта. Лучше всего подходит для документов с большим количеством текста.

     Чтобы установить дополнительные функции, щелкните стрелку раскрытия рядом с дополнительными параметрами, затем выберите категорию, укажите язык документа, установите представление на одну или две страницы и выберите, следует ли включать оглавление или встроенные шрифты. .

   • Обычный текст (TXT): Основной текст экспортируется как неформатированный текст. Текстовые поля, фигуры, изображения, линии, таблицы и диаграммы не экспортируются. Документы макета страницы нельзя экспортировать в формате TXT.

     Совет: Чтобы узнать, есть ли у вас текстовый документ или документ с макетом страницы, щелкните на панели инструментов. Если в верхней части боковой панели есть вкладка «Закладки», это текстовый документ.

   • Rich Text Format (RTF): Основной текст и таблицы экспортируются как отформатированный (RTF) текст и таблицы. Если в документе есть текстовые поля, фигуры, линии и диаграммы, которые можно экспортировать, они экспортируются как изображения, а документ экспортируется в формате RTFD. Другие приложения могут не открыть файл RTFD. Документы макета страницы нельзя экспортировать в формате RTF или RTFD.

   • Pages ’09: Этот формат можно открыть с помощью Pages 4.0–4.3 на Mac.

3. Если установлен флажок «Пароль», выполните одно из следующих действий:

   • Установите пароль: Установите флажок «Требовать пароль для открытия», затем введите пароль. Это относится только к экспортируемой копии.

   • Сохранить исходный пароль документа: Убедитесь, что установлен флажок «Требовать пароль для открытия».

   • Используйте другой пароль для экспортированной копии: Установите флажок «Требовать пароль для открытия», нажмите «Изменить пароль», затем установите новый пароль.

   • Экспортировать копию без пароля: Снимите флажок «Требовать пароль для открытия».

4. Нажмите «Далее», затем введите имя документа (без расширения имени файла, например .pdf или .epub, которое автоматически добавляется к имени).

5. Введите один или несколько тегов (необязательно).

6. Чтобы выбрать место для сохранения экспортированной копии, нажмите всплывающее меню «Где», выберите место, затем нажмите «Экспорт».

Экспорт книги или другого документа в формате EPUB

Чтобы ваш документ можно было читать в программе для чтения электронных книг (например, Apple Books), вы можете экспортировать его в формат EPUB.

1. Откройте документ, затем выберите «Файл» > «Экспортировать в» > «EPUB» (меню «Файл» расположено у верхнего края экрана).

2. Введите запрашиваемую информацию:

   • Название и автор: Введите название и автора, которые вы хотите, чтобы зрители увидели, если вы опубликуете его.

   • Обложка: Используйте первую страницу документа или выберите файл PDF или изображение.

   • Макет: Для текстового документа можно выбрать «Фиксированный макет», чтобы сохранить макет страницы, или «Перекомпоновываемый», чтобы читатели могли настроить размер и стиль шрифта (что может изменить видимость содержимого). на каждой странице). Документы с макетом страницы могут использовать только фиксированный макет.

   • Категория и язык: Нажмите «Дополнительные параметры», затем назначьте категорию для документа EPUB и укажите язык документа.

   • Просмотреть как: Нажмите «Дополнительные параметры», затем выберите «Одна страница», чтобы отобразить одну страницу за раз, или «Две страницы», чтобы отобразить двухстраничный разворот.

   • Использовать оглавление: Нажмите «Дополнительные параметры», затем выберите «Использовать оглавление», если хотите включить созданное вами оглавление.

   • Встроенные шрифты: Нажмите «Дополнительные параметры», затем установите флажок, чтобы включить шрифты TrueType и OpenType в документ EPUB.

3. Нажмите «Далее», затем введите имя документа.

   Расширение имени файла .epub автоматически добавляется к имени документа.

4. Введите один или несколько тегов (необязательно).

5. Чтобы выбрать место для сохранения документа, нажмите всплывающее меню «Где», выберите место, затем нажмите «Экспорт».

Чтобы сделать вашу книгу доступной для покупки или загрузки из Apple Books, вы можете опубликовать ее в Apple Books прямо из Pages. В процессе создается файл EPUB — вам не нужно сначала экспортировать книгу в формате EPUB.

См. также Перемещение документа Pages на MacОтправка документа в Pages на Mac

Как сохранить документ Google в формате PDF на любом устройстве

13 июня 2022 г.

Документы Google стали более важной частью рабочее место, так как все больше людей работают удаленно. Люди постоянно обмениваются документами в чат-приложениях, таких как Slack, или по электронной почте.

Оказывается, конвертировать Google Doc в PDF не так сложно, если знать как. Этот процесс не требует загрузки!

Хотите знать, как сохранить документ Google в формате PDF? Вот три способа сделать это на ПК или Mac.

*  ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ПЛАТА Ваша учетная запись Gmail  с этим БЕСПЛАТНЫМ расширением для Chrome ***

Как сохранить документ Google в формате PDF?

Шаг 1: Щелкните меню «Файл» в Документах Google, чтобы сохранить документ Google в формате PDF.

Шаг 2: Отправьте нам свой документ в виде вложения в формате PDF.

Шаг 3: Вы можете обмениваться файлами PDF с устройствами Android и iOS.

Для совместной работы важно не публиковать документ. Функция PDF в Документах Google позволяет редактировать документ, не беспокоясь о размере файла или о том, что другие люди редактируют его за вашей спиной. Это делает Документы Google отличным инструментом для совместной работы с авторами, которые постоянно обновляют свои черновики.

Сохраните PDF-файл на свой компьютер.

1. Откройте Google Doc.

PDF-файл автоматически откроется в вашем браузере при его загрузке. Чтобы быстро найти и отредактировать PDF-файлы, вы можете нажать на название каждого документа.

Как сохранить PDF на Google Диск

Только Google Chrome может сохранять PDF на Google Диск.

1. Google Chrome: откройте документ Google
2. Нажмите «Файл» на панели инструментов, а затем выберите «Печать» в раскрывающемся меню.
3. Нажмите «Сохранить на Google Диске», когда вы выбрали пункт назначения
4. Нажмите «Сохранить»

Как отправить другу документ Google в формате PDF по электронной почте?

1. Откройте документ Google и нажмите «Файл».
2. Нажмите значок почты, чтобы выбрать «Отправить этот файл по электронной почте»
3. . Введите адрес электронной почты получателя, а также тему и основной текст.
4. Вы можете найти PDF-файл в раскрывающемся меню, если вы его не видите.
5. Нажмите «Отправить»

Дополнительная литература: 10 лучших надстроек Google Docs

Как отправить документ Google по электронной почте в формате PDF на устройство Android?

1. Откройте приложение Google Docs.
2. Коснитесь трех точек в правом верхнем углу.
3. Нажмите кнопку «Экспорт и общий доступ».
4. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы сохранить эту статью. Если вы предпочитаете сохранить статью, нажмите на кнопку Сохранить.
5. Для подтверждения выберите PDF и нажмите OK
6. Коснитесь значка загрузки рядом с тремя точками, чтобы сохранить PDF. Выберите получателя и нажмите «Отправить».

Как отправить документ Google по электронной почте в формате PDF на устройство iOS?

1. Откройте документ, коснувшись приложения Google Docs.

   No related posts.