Управление проектами задачи с решениями: Управление проектами | fbconsult

Управление проектами: понятие, цели и задачи

Как развивать проекты в условиях кризиса, привлекать новых клиентов, решать задачи быстро и эффективно? Один из способов улучшить показатели бизнеса и организовать слаженную работу внутри компании — проектный менеджмент.

В этой статье рассказываем, что такое управление проектами и как такой подход помогает быстро и эффективно достигать намеченных целей.

Что такое проектное управление

Для начала определимся с понятиями:

• Проект — комплекс мероприятий или задач, объединенных общими целями и имеющих определенный срок выполнения. Главной целью в проекте может быть создание новой услуги или продукта, а также достижение других результатов.
• Управление проектами — способ организовать работу внутри компании так, чтобы наилучшим образом достичь целей и задач, уложиться в бюджет, выполнить сроки и другие требования к проекту.

Рассматривая жизненный цикл любой компании, можно определить, что проект — это действия, которые выделяются среди других процессов. Другими словами, любой процесс, требующий дополнительного контроля, можно назвать проектом.

Деятельность можно назвать проектной, если она соответствует двум признакам:

• Минимизация рисков негативных последствий для компании. В некоторых случаях в отдельный проект выделяют задачи, которые хотя и неуникальны, но крайне важны для будущего компании, поэтому требуют дополнительного внимания. Допустим, организация хочет принять участие в государственной программе, чтобы получить финансирование. Заниматься этой задачей должен финансовый отдел, но, если результаты по проекту будут негативными, то фирма может лишиться источника финансирования. Поэтому руководство может решить выделить задачу в отдельный проект, используя инструменты работы с рисками.
• Управление человеческими ресурсами. Чтобы перейти к управлению и собрать команду специалистов, важно изначально поставить правильную цель и определить способы ее достижения. Некоторые задачи управления проектами можно успешно выполнить, скоординировав работу разных подразделений. В таких ситуациях сотрудники некоторых отделов могут перейти в подчинение не к своим руководителям. Чтобы достичь максимальной эффективности такие задания лучше выделить в отдельный проект.

Для решения поставленных задач по проекту необходимо действовать, опираясь на приоритеты конкретной компании, и понимать, что система не функционирует самостоятельно — нужен грамотный проектный менеджер.

Чтобы наглядно представить, чем управление проектами отличается от традиционного менеджмента, рассмотрим особенности каждого:

• Традиционный менеджмент ориентирован на ход событий. Выполняется монотонная регулярная работа, в проекте нет строгих дедлайнов, важен сам процесс, позиции четко распределены, постоянный персонал выполняет определенную работу.
• Проектный — ориентирован на достижение конкретной цели. Здесь важен не сам процесс, а определенный результат. Всегда присутствуют дедлайны, важную роль играет правильное распределение ресурсов, что в совокупности позволяет добиться желаемого результата. Типы задач могут быть разными, формируются команды из разных специалистов.

Проектный менеджмент — один из современных и эффективных способов управления проектами в компании, который позволяет реализовать стратегические цели не только в бизнесе, но и в государственном управлении. Используя такой подход, можно заранее оптимизировать расход всех ресурсов, включая финансы.

Цели управления

Главная концепция проектной деятельности заключается в проведении мероприятий, которые будут направлены на достижение конечной цели и соблюдение установленных требований. Для этого могут использоваться различные методы и подходящие инструменты.

Если коротко, то цели управления проектами сводятся к получению максимального результата при минимальных временных и финансовых затратах. Когда проект только стартует, важно определить цели бизнеса, понять, решение каких задач поможет лучше всего их достичь.

Возможные варианты задач, которые необходимо решить для достижения целей управления проектами:

• наладить управление рабочим процессом;
• эффективно распределять нагрузки по времени для решения задач в установленные сроки;
• анализировать издержки и по возможности сокращать их;
• контролировать рациональное использование ресурсов.

В управлении проектами важно добиться сбалансированности следующих показателей: рациональное использование финансов, эффективность временных затрат, соблюдение критериев качества.

Зачем нужно руководить проектами

Проектный менеджмент можно рассматривать как инструмент для достижения стратегических целей. Такой подход позволяет выявить важные направления, которые приоритетны для развития компании, правильно распределить их между сотрудниками и направить необходимые ресурсы на них достижение.

Преимущества управления проектами:

• контроль каждой стадии работы;
• прозрачная система мотивации сотрудников, задействованных в проекте;
• возможность расстановки приоритетов и формулирования целей;
• минимизацию бюрократии и быстрое принятие решений;
• оптимизация финансовых и других ресурсов;
• быстрое обнаружение рисков и их предупреждение;
• единые критерии для оценки эффективности.

Используя управление проектами, организация может разделить рабочий процесс на отдельные части, контролировать расход бюджета, устанавливать дедлайны и отслеживать достигнутые результаты на каждом из этапов. После того, как работы по проекту будут завершены, можно оценить результаты, как по каждому процессу, так и в совокупности контексте конкретного проекта.

Основные этапы управления проектами

Так как управление является целым комплексом мероприятий, все действия разбивают на несколько этапов. Число и уровень сложности задач, а также последовательность их выполнения, напрямую зависит от особенностей конкретного проекта. Но независимо от специфики все проекты проходят несколько этапов развития.

Жизненный цикл или этапы управления проектами:

1. Инициирование проекта.

Инициация рассматривает первичное содержание проекта. В будущем информация может уточняться и дополняться в процессе работы. На первом этапе важно определить суть и основные цели проекта, собрать команду, выбрать руководителей, просчитать бюджет и доступные ресурсы. Чем сложнее и крупнее проект, тем больше времени следует уделить первому этапу.

2. Планирование проекта.

На этой стадии важно определиться, как и в каком порядке будет выполняться проект. Четкое планирование помогает подготовиться к возможным проблемам и изменениям, которые, вероятно, потребуется вносить в ходе работы над проектом.

Основные шаги, которые важно выполнить:

• окончательно утвердить содержание проекта, его цели;
• определить список работ и их приоритетность;
• сформулировать критерии оценки эффективности;
• установить дедлайны;
• распределить финансирование;
• сформировать команду и назначить обязанности;
• организовать систему контроля.

3. Исполнение проекта.

На следующем этапе запускается выполнение всех задач по заранее подготовленному плану. Важно организовать работу команды, четко разъяснить каждому его задачи и функции, а также не забывать о мотивации для всех сотрудников.

4. Мониторинг.

Необходимо отслеживать и контролировать каждый этап работы, а не только финальный результат. Благодаря грамотной аналитике можно своевременно обнаружить ошибки и слабые места, оперативно их исправить и повысить эффективность. Контролировать работу лучше, используя автоматизированные системы со сквозной встроенной аналитикой и возможностью подготовки

отчетов.

5. Закрытие проекта.

Завершающий этап, когда рабочая команда передает результаты клиенту или запускают фазу нового проекта. Обратная связь от заказчика необходима, чтобы оценить работу организации в целом и сделать выводы, которые позволят повысить эффективность команды и избежать возможных ошибок в будущем.

Попробуйте КСК.Service&Teamwork прямо сейчас!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

• Управление проектами, поручениями, задачами
• Управление ИТ-и бизнес-услугами
• Портал системы – новости, рассылки, единое дисковое хранилище, чат
• Аналитика и контроль
• Доступ с любых устройств

Методы управления проектами

Для достижения целей проектного менеджмента и реализации поставленных задач управления проектами можно использовать разные методы с конкретным планом действий. Рассмотрим самые распространенные варианты:

1. Waterfall — метод каскадного управления проектами, основанный на последовательном и строгом соблюдении каждого этапа по предварительно подготовленному плану, например:

• аналитика;
• проектирование;
• разработка;
• тестирование;
• эксплуатация и поддержка.

Чем примечателен этот подход? Используя метод управления Waterfall, свести воздействие непредвиденных факторов на ход работ можно к минимуму, так как все шаги предварительно продуманы и зафиксированы. Если все требования к проекту заранее известны, а по ходу дела не придется вносить особые изменения, то можно выбирать метод Waterfall.

2. Agile — метод управления проектами, основанный на наборе гибких методик. Здесь отсутствует строгая последовательность, а главная ценность — качество продукта. Выбирают этот метод управления команды, которые готовы к любым доработкам и внесению изменений. Это может быть актуально в ИТ-сфере и работе над творческими проектами.

3. Scrum — частично это методология управления Agile, но процесс разделяют на короткие периоды или спринты. Все так же в приоритете результат и удовлетворение запроса клиента с его максимальным вовлечением в процесс. Каждый спринт сопровождается созданием какой-то части продукта, демонстрации результатов клиенту и тестированием. Получив обратную связь от заказчика, команда вносит корректировки, улучшает эффективность и переходит к следующему периоду.

4. Kanban — метод управления проектами, который также базируется на принципах Agile. Суть в том, что все обязанности равномерно распределяют между сотрудниками, чтобы избежать перегруза команды. При работе используется метод визуализации — используют обычные доски или специальные онлайн-сервисы, которые помогают наглядно видеть, какие поручения за кем закреплены, как идут работы, кто за что отвечает.

Какой из методов управления проектами выбрать — зависит от специфики бизнеса, а также конечных целей проекта. В любом случае упростить и автоматизировать выполнение многих заданий можно, используя специальные инструменты. Дальше рассказываем о платформе КСК.ИК и функционале, который позволяет эффективно решать задачи при использовании проектного менеджмента.

Инструменты

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для управления проектами — онлайн-продукт КСК.Service&Teamwork. Это новая разработка, полностью российское ПО, облачное решение, подходящее для коммуникации команды, как в офисе, так и в режиме удаленной работы.

Мы разработали продукт с логичной структурой и сделали 4 основных модуля, каждый из которых закрывает определенные потребности сотрудников:

1. Teamwork — модуль для работы с проектами любой сложности, управления качеством проекта и отдельными задачами. Предлагаются инструменты для совместной работы, опции для параллельного или последовательного выполнения задач, есть функции для сбора аналитики и отчетности.
2. Service — модуль для повышения качества услуг внутри компании, в частности автоматизации всех подразделений и улучшения работы их сервисов. Есть опции для настройки SLA, сбора аналитики, контроля сроков, подготовки отчетов.
3. Корпоративный портал — модуль для выстраивания единого информационного пространства для работы всех членов команды и получения актуальной информации по текущим проектам.
4. Аналитика — модуль с инструментами для контроля выполнения задач и подготовки отчетов по каждому проекту.

Используя КСК.Service&Teamwork, можно создать единое информационное пространство, предоставив сотрудникам необходимые инструменты для работы над задачами и свободной коммуникации в команде.

КСК.Service&Teamwork помогает экономить время, эффективно работать с задачами в порядке их приоритетности, дает возможность использовать одно хранилище для всех задач, файлов и обсуждений по проекту.

Система управления проектами- Pm-Way

Список курсов/Материалы темы «Система управления проектами»

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

---

Содержание:

1. Место проектов в системе управления предприятием
2. Система управления проектами
3. Задачи системы управления проектами

---

Место проектов в системе управления предприятием

Проекты компании обедняют стратегию компании и операционную деятельность.Цели компании, описанные в виде общих слов, требуют детализации и конкретизации, которая обеспечивается за счет описания проектов.
Система управления проектами обеспечивает процессы планирования и контроля, за реализацией стратегии развития компании. Система управления проектами необходима в первую очередь руководству компании как инструмент реализации стратеги компании.

Цель системы: Эффективно принимать решения и направлять ресурсы компании на достижение её стратегических целей.
Основные задачи системы управления:

1. Помощь в принятии решений. Решения по развитию компании и реализации проектов компании. За счет планирования и отслеживания заданий на разных уровнях (стратегическом, тактическом и оперативном) руководитель видит всю картину целиком со всеми элементами и нюансами и может принять взвешенное решение.
2. Помощь в решении конфликтов. Конфликты внутри коллектива компании и внутри команд управления проектами зачастую возникают из-за того, что сотрудники не видят всей картины целиком, у каждого из участников конфликта зачастую свое видение происходящего. Единая модель процесса реализации позволяет уменьшить конфликты и привести любые разногласия в русло конструктивного обсуждения ситуации.
3. Помощь в эффективном распределении ресурсов компании. Хватает ли ресурсов компании (трудовых, финансовых, материальных) для достижения целей компании? Какие ресурсы являются критическими и как их оптимизировать? Как управлять ресурсами компании так, что бы с минимумом ресурсов достичь цели компании максимально быстро?

Как не трудно заметить, зачастую именно руководителям компании и руководителям проектов компании приходится постоянно принимать решения, решать конфликты и распределять ресурсы компании.
В большей мере система нужна руководителю компании, так как он, и только он, ответственный перед собственниками и инвесторами за все проекты и компанию в целом. Руководитель проекта хоть и несет ответственность за проект, но в конечном счете, «отдуваться» всегда приходится руководителю. Поэтому место руководителя компании в системе управления проектами компании ключевое и решающее.

---

Система управления проектами

Система управления проектами – система поддержки принятия решений, построенная на основании методологии управления проектами. Эффективность работы системы обеспечивается за счет интеграции стратегических целей компании, планов финансирования и планов использования ресурсов с учетом возможных рисков. Так как стратегические решения принимаются в организации любого типа и любого типа бизнеса, система управления проектами может быть создана для любой компании.

Система управления проектами это комплекс, состоящий из трех взаимодействующих между собой элементов:
1. Регламентирующая документация. Документация разделяется по:

• Типам регламентирующих документов: положения, регламенты, сценарии, инструкции, шаблоны документов.
• Типам процессов: процессы управления проектами, процессы управления портфелем проектов, процессы развития системы управления проектами.
• Типам областей знаний управления проектами: управление интеграцией, управление содержанием, управление временем, управление ресурсами, управление затратами, управление контрактами, управление качеством, управление взаимодействием, управление рисками.

2. Обученный персонал. Обученный персонал может включать в себя следующие роли: руководители портфеля проектов, руководители проектов, специалисты по управлению проектами, члены проектных команд.
3. Информационная система управления проектами: MS Project, P3E и т.д. Информационная система управления проектами включает в себя следующие модули: планирование проектов, мониторинг проектов, анализ портфеля проектов, управление документооборотом в проектах и т. д.

Система эффективно работает, когда успешно взаимодействуют три этих элемента (специалисты работают по утвержденным процессам, используют установленное программное обеспечение для управления проектами). Если регламенты скачиваются с интернета, специалисты посещают разные курсы и читают разные книги и при этом компания внедряет, пусть даже профессиональную информационную систему управления проектами – эти элементы зачастую слабо взаимодействуют.
Зачатую компании начинают свою деятельность с одного-двух проектов, основную роль в которых занимают технологические специалисты, при этом о дополнительном уровне управления никто не задумывается. Как только количество проектов в компании увеличивается до уровня, когда одновременная реализация всех проектов компании не обеспечивается в полной мере всеми необходимыми ресурсами по максимуму, в компании возникает борьба за ресурсы и конфликты тормозят реализацию проектов. В сложившейся ситуации есть два выхода:

1. Поиск новых, желательно дешевых, трудовых и материальных ресурсов, а также поиск дополнительного финансирования для обеспечения всех проектов необходимыми ресурсами.
2. Внедрение методов, которые бы позволили имеющимися ресурсами выполнить текущее количество проектов.

Внедрение системы управления проектами, это второй путь компании, который позволяет, оперируя имеющими ресурсами выполнять большее количество проектов, то есть «взять не числом, а умением».

---

Задачи системы управления проектами

Основные задачи данной системы управления проектами:

1. Обеспечение выбора и инициации проектов.
2. Формирование портфеля проектов компании.
3. Поддержка планирования проектов (планирование сроков, ресурсов, финансов).
4. Поддержка принятия решений по реализации проектов компании.
5. Контроль реализации проектов компании.
6. Контроль использования в проектах финансовых, трудовых и материальных ресурсов компании.
7. Анализ эффективности реализации проектов компании.

Вспомогательные задачи системы управления проектами:

1. Сокращение сроков реализации проектов.
2. Сокращение затрат на реализацию проектов.
3. Сокращение отклонений по времени и финансам проектов.
4. Развитие трудовых ресурсов участвующих в проектах.
5. Повышение качества реализации проектов.
6. Минимизация влияния рисков в проектах.

Данный материал рассматривается на практическом тренинге «Разработка планов-графиков проектов».

13 Ключевые роли и обязанности менеджера проекта

В каменных джунглях, в которых нам приходится работать в наши дни, вы обнаружите, что менеджер проекта манипулирует своим временем между людьми, проектами, клиентами и современными инструментами Agile. Разрываясь между тем, чем заняться в первую очередь и как расставить приоритеты в своей энергии, они могут быть постоянно истощены, а иногда и выгорать — до тех пор, пока они не осознают, в чем состоят все их роли и обязанности руководителя проекта.

В целом руководитель проекта несет основную ответственность за создание команды, способной работать автономно. Они должны заботиться о каждом возможном параметре, от ресурсов до рисков, от закладки фундамента проекта до того, чтобы заставить команду работать для достижения общей цели.

Кроме того, они должны постоянно развивать новые навыки и находить баланс между работой и личной жизнью.

Итак, если вы:

> руководитель проекта, надеющийся убедиться, что вы вкладываете свое время и энергию в нужное место 

ИЛИ

> вы начинающий руководитель проекта, который хочет знать, что все, что может сделать вас достойным кандидатом на эту работу, 

Вы читаете статью, написанную специально для вас.

Содержание

• Чем занимается руководитель проекта?
• Роль и обязанности менеджера проекта
  • #1 Планирование всего от исполнения до сдачи
  • #2 Направление команды на достижение общей цели
  • #3 Эффективное делегирование работы
  • #4 Управление ресурсом времени
  • # 5 Управление результатами развертывания
  • #6 Мониторинг прогресса и отслеживание препятствий
  • #7 Проведение регулярных совещаний
  • #8 Формирование общего видения
  • #9 Управление документацией и отчетами
  • #10 Разработка плана Б
  • #11 Создание самоуправляемой команды
  • #12 Поддержание сплоченности команды
  • #13 Координация с клиентами
• 4
Какая квалификация вам нужна, чтобы быть менеджером проектов?
• Важность менеджера проекта
• Заключение
• Каковы обязанности и ответственность менеджера проекта?
• Каковы роли в управлении проектами?
• Каковы шесть обязанностей руководителя проекта?

Чем занимается руководитель проекта?

Роль менеджера проекта (PM) заключается в выполнении и завершении проекта.

Менеджер проекта может отвечать за разработку или внедрение нового программного обеспечения, запуск нового продукта или даже полномасштабную перестройку маркетинговой стратегии организации.

Руководители проектов, как правило, несут ответственность за завершение наиболее важных проектов компании, и поэтому они должны обладать отличными лидерскими качествами, способностями к координации и мотивационными навыками.

В дополнение к надзору за всеми аспектами планирования и выполнения проекта, менеджеры проектов часто будут рядом, чтобы решать вопросы и решать проблемы, возникающие в ходе проекта.

Лучшие менеджеры проектов умеют идти в ногу с меняющимися обстоятельствами и находят способы мотивировать членов своей команды.

Роль и обязанности менеджера проекта

Управление проектами представляет собой тонкое сочетание искусства и науки, и в современной бизнес-среде менеджеры проектов должны быть в курсе всех инноваций управление проектами системы и весь отраслевой жаргон, который они могут догнать.

Современные тенденции управления проектами расширились и включают несколько отраслей под одной крышей с точки зрения управления людьми и ресурсами.

«Организуйте и расставьте приоритеты задач вашей команды для достижения успеха». Попробуйте ProofHub

Итак, без лишних слов, давайте обсудим все основные, самые важные обязанности и ответственность руководителей проектов:

#1 Планирование всего, от выполнения до поставки

В идеале руководитель проекта должен разработать стратегию достижения большего меньшими средствами. Под «больше» я подразумеваю больше результатов, больше качества, больше удовлетворенности клиентов, а «меньше» означает меньше ресурсов и меньше времени. Таким образом, обязанность менеджера проекта — найти самый быстрый и легкий путь к достижению того, чего хочет клиент или заинтересованное лицо. Для этого менеджер проекта может использовать любой подход, такой как Agile, водопад, Prince2 и так далее и тому подобное. Подготовка этой стратегии, а точнее, этой процедуры наносит ущерб функционированию всей команды и результатам проекта.

В целом, эти роли управления проектом включают

• разделение проекта на задачи,
• разбиение задач и подзадач,
• установление соответствующего графика разработки определенных результатов,
• определение этапов и Выделение зависимостей проекта.

#2 Направление команды на достижение общей цели

Еще одна функция среди различных ролей и обязанностей менеджера проекта — согласование усилий команды со всем, чего организация хочет достичь. Это потребует серьезных усилий, чтобы вы могли разработать план поддержки команды в легком достижении целей. Это потребует от вас предоставить всем необходимую мотивацию, чтобы люди могли работать в меру своих способностей. Обязанность менеджера проекта — организовать свою команду таким образом, чтобы они могли продемонстрировать весь свой потенциал в форме своей работы.

Руководителю проекта иногда приходится брать на себя обязанности отдела кадров, например:

• Ведение переговоров о текущих должностных обязанностях сотрудников, 
• Управление их рабочим временем и достижение их приверженности проекту, 
• Могут потребоваться предложения, и 
• Контракты необходимо будет пересмотреть и держать всех под контролем, чтобы убедиться, что команда движется в соответствии с планом.

#3 Эффективное делегирование работы

Во многих ситуациях, таких как большой проект или различные задачи, связанные с проектом, очень важно разумно делегировать обязанности командам. Это стиль руководства, которого должен придерживаться каждый менеджер проекта, и в конечном итоге он становится обязанностью менеджера проекта, которому необходимо учиться с течением времени. Менеджер не должен злоупотреблять этой обязанностью, обвиняя или унижая членов команды. Задачи должны расставить приоритеты задач так, чтобы члены команды стали более эффективными в своих способностях. Руководители также должны понимать сильные и слабые стороны своих команд и соответственно делегировать им задачи. Итак, будьте хорошим лидером, который создает среду, которая способствует доверию посредством осмысленного делегирования полномочий.

Хороший менеджер проекта знает, как хорошо использовать свои инструменты, чтобы помочь им управлять своими задачами. Вот где ProofHub пригодится.

Начать работу с ProofHub очень просто. Вы можете создавать проекты, задания и файлы, и никакого дополнительного программного обеспечения не требуется. Вы также можете создать несколько проектов с разными членами вашей команды в одном проекте.

#4 Управление ресурсом времени

Чтобы произвести хорошее впечатление на заинтересованных лиц и клиентов, менеджеры проектов должны следить за тем, был ли проект успешным или нет. Менеджер проекта должен уметь договариваться о достижимых сроках и обсуждать их с командой. Им необходимо разработать проект, обладающий следующими особенностями:

• Цель
• Процесс
• Оценка продолжительности
• Разработка расписания
• Контроль расписания

#5 Управление результатами развертывания Их работа заключается в том, чтобы задавать такие вопросы, как:

• Какие изменения происходят в организации?
• Что делает команда?
• Зачем мы это делаем?
• Есть ли возможность для бизнеса или риск?
• Как мы собираемся это сделать?
• Каковы популярные методы управления проектами?
• Кто чем занимается?
• Где записи и проектные документы?
• Каковы спецификации, расписание, встречи и т. д.?
• Когда все делается?

#6 Мониторинг прогресса и отслеживание препятствий

Большая часть времени руководителя проекта посвящена мониторингу статуса проектов. После того, как проект запущен, менеджер проекта должен увидеть, сколько сделано и выполняется ли это так, как ожидалось. Ход проекта определяется на промежуточных этапах проекта с помощью нескольких систем, таких как отчеты о состоянии, встречи и неформальные обновления. Эта ответственность станет легче, если менеджеры проекта выберут правильную систему управления.

Мы знаем, что легко заблудиться в сорняках. Вот почему мы придумали удобный способ помочь вам отслеживать, что и когда нужно сделать.

И нет смысла тратить свои умственные способности на то, что можно автоматизировать, амирит? Поэтому вместо того, чтобы перегружать себя обязанностями руководителя проекта (и лишать возможности наслаждаться выходными), позвольте ProofHub сделать всю тяжелую работу за вас.

#7 Проведение регулярных совещаний

Планирование регулярных совещаний сложно для всех менеджеров проектов, и не для каждого проекта это работает. Однако такие практики, как фреймворк Scrum, предполагают, что каждый день должна проводиться 15-минутная беседа, чтобы руководитель проекта мог установить статус-кво между командой. Вы обнаружите, что проведение своевременных встреч с определенной повесткой дня действительно полезно для вашего проекта и обязательно приведет к успеху. Цель встречи должна быть достигнута путем четкого информирования всей команды о правилах проекта. Менеджеры проекта должны быть готовы с самого начала подготовиться к достижению целей. Они могут установить календарь встреч и придерживаться его до тех пор, пока не возникнет чрезвычайная ситуация, чтобы отменить план.

Кроме того, вот несколько шагов, которые необходимо предпринять 

#8 Создание общего видения

Менеджер проекта должен иметь представление о том, куда двигаться, и навыки, позволяющие понять общую картину, связанную с любым проектом. Видение должно быть доведено до всей команды, чтобы они понимали важность своей роли для достижения конечных результатов. Команда должна понимать объем работы и прилагать возможные усилия для преобразования целей в миссии. Менеджер должен задать соответствующий тон для более плавного движения по дороге.

#9 Управление документацией и отчетами

Наконец, когда проект завершен вовремя и в рамках бюджета, менеджер проекта должен предоставить соответствующую документацию для представления окончательных отчетов клиентам и определения областей, в которых есть необходимость для будущего развития. Это также является основной обязанностью менеджера проекта по разработке проекта. У него две основные функции:

• Ведение записей о том, что было сделано в проекте и кто в нем участвовал.
• Чтобы убедиться, что проект удовлетворяет всем требованиям проекта.

Управляйте документацией и отчетами, предоставив вашей команде возможность создавать отчеты, визуализации и информационные панели данных за считанные минуты с помощью ProofHub. Ваша команда может работать над проектом любой сложности и масштаба, имея при этом свободу перемещения по своим проектам.

Когда вы работаете над проектом любого размера, вам необходимо иметь возможность управлять документами и отчетами по мере их поступления. Вы должны иметь возможность понимать, где вы находитесь в проекте, кто несет ответственность для чего, когда все документы, кто их просматривал и т. д.

ProofHub позволяет вашей команде управлять всей этой информацией из одного центрального места в простом для понимания формате. Вы можете сразу просмотреть статус проекта и быстро увидеть, кто работает над каждым документом, а также что будет дальше в их очереди.

#10 Разработка плана B

Роли и обязанности руководителя проекта заключаются не только в процессе планирования проекта, но и в подготовке к непредвиденным событиям и неблагоприятным обстоятельствам. Проект должен быть защищен от рисков, чтобы весь прогресс сохранялся, когда и если дерьмо попадет в вентилятор. Это означает, что руководитель проекта должен быть знаком с основами управления рисками и изменениями. Они должны уметь:

• Организовать дополнительные ресурсы.
• Управление временем в трудных обстоятельствах.
• Разработайте альтернативный план, чтобы оправдать ожидания клиентов.

#11 Создание самоуправляемой команды

В эпоху Agile-команд, когда каждый отдел, каждая команда становится умнее и компактнее благодаря Agile-практикам, руководителю проекта крайне важно изучить новые методологии управления и внедрить их. то же самое для их команды. Это поможет команде стать самоуправляемой и кросс-функциональной, что означает, что вы станете частью команды:

• Более компетентны в решении проблем и изменении требований клиентов.
• Более способный координировать свои действия с клиентами и совмещать обязанности,
• Более комфортно меняться ролями и работать в нескольких нишах, а не только в одной.

#12 Поддержание сплоченности команды

Помимо создания команды, состоящей из увлеченных и самодостаточных людей, руководитель проекта также должен следить за тем, чтобы команда работала как единое целое. Поддержание гармонии в команде и укрепление доверия между ее людьми имеет первостепенное значение, чтобы каждый мог добиться большего и добиться большего.

Для этого руководитель проекта должен обеспечить:

• Каждый член команды получает регулярную обратную связь.
• Каждый хорошо понимает свои роли и обязанности.
• Все хорошо общаются.
• У команды достаточно ресурсов и инструментов для эффективного сотрудничества.

#13 Координация с клиентами

В обязанности менеджера проекта также входит координация с клиентами. Для документирования данных и распределения задач менеджер проекта должен вести переговоры о требованиях проекта с клиентами и заинтересованными сторонами. Обязанностью менеджера проекта будет разъяснение клиентам того, как они должны работать над проектом, и всего, что команда может сделать для них.

Кроме того, в обязанности руководителя проекта также входит проверка клиентами и заинтересованными сторонами всей работы и определение того, что нужно изменить, а что — улучшить.

С ProofHub вы можете позаботиться обо всех задачах, связанных с проектом, в одном месте и убедиться, что все находятся на одной странице. Вы также можете создавать настраиваемые рабочие процессы в соответствии с потребностями вашего бизнеса и использовать их для соответствующего назначения задач членам вашей команды. Это позволяет вам легко знать, над чем все работают, и следить за их прогрессом.

Какая квалификация необходима для работы менеджером проекта?

Руководители проектов несут ответственность за планирование и выполнение проектов в рамках организации или бизнеса. Они должны обладать сильными лидерскими качествами, отличными коммуникативными навыками и вниманием к деталям. Они могут контролировать небольшие проекты или крупные.

Существуют также некоторые требования, которые могут варьироваться от компании к компании, но обычно включают не менее трех лет опыта работы на соответствующей должности, а также формальное обучение и/или сертификацию (PMP).

Для того, чтобы кто-то мог претендовать на эту должность, он должен обладать сильными организаторскими способностями и вниманием к деталям; хорошие способности к межличностному общению; способность работать самостоятельно без присмотра; возможности решения проблем; знание методов и принципов управления проектами; опыт управления командами/проектами; знакомство с различными программами, необходимыми для повседневных операций, такими как Microsoft Office Suite, включая Word, Excel, PowerPoint и т. д.

Важность менеджера проекта

Нужен ли вашему проекту менеджер проекта? В 89% высокоэффективных организаций есть руководитель проекта, поскольку управление проектами становится необходимостью в каждом бизнесе, и мы должны сосредоточиться на поиске лидера, обладающего видением, необходимыми навыками и знаниями, чтобы обеспечить своевременное завершение проекта. Менеджер проекта и управление проектом — это две стороны одной медали, и для успеха проекта важно объединить обе стороны. В конце концов, все имеет значение и требует усилий.

Заключение

Когда дело доходит до дела, руководитель проекта должен убедиться, что организация остается в бизнесе, предлагая эффективные решения, которые нужны командам. Это, как вы, возможно, уже знаете, включает в себя заботу о команде, проверку ожиданий клиентов и общее управление задачами, а также график.

Если вы новичок в управлении проектами и хотите узнать больше о том, как вы можете стать лучше в этой области, вы должны прочитать 15 лучших сертификатов по управлению проектами.

И если вы руководитель проекта, стремящийся обогатить свои знания и найти эффективные решения своих проблем управления проектами, вы должны прочитать «Инструменты и методы управления проектами, которые действительно работают».

Каковы обязанности и ответственность руководителя проекта?

В обязанности менеджера проекта входит управление ресурсами, контроль требований клиента, координация с командой и обеспечение своевременного получения результатов.

Каковы роли в управлении проектами?

Роли в управлении проектами включают управление рисками, управление персоналом, управление работой и управление ресурсами. Эти обязанности также включают координацию с клиентами и заинтересованными сторонами.

Каковы шесть обязанностей руководителя проекта?

В обязанности руководства проектом входит наблюдение за командой, управление ожиданиями клиентов, построение плана проекта, управление достижением результатов, планирование задач и делегирование назначений.

Сандип Кашьяп

Сандип Кашьяп — основатель и генеральный директор ProofHub — ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один из тех, кто всегда в поиске новаторских идей по заполнению пробелов в общении между группами, командами и организациями. Вы увидите, как он говорит: «Поехали!» вместо «Иди!» много раз в день. Именно это заставляет его писать о лидерстве так, как люди вдохновляются мечтать о большем, узнавать больше, делать больше и становиться лучше.

9Лучшие программные решения для управления проектами на 2021 год

Что общего у древних пирамид Египта, строительства «Титаника» и первой космической миссии «Аполлон»? Ответ: все это были чрезвычайно сложные проекты, для успешного завершения которых требовалась целая команда преданных своему делу людей и хорошо продуманный план.

Как руководитель проекта вы каждый день работаете над сложными проектами. И хотя ваша нынешняя деятельность может и не быть ракетостроением, она по-прежнему требует внимания к деталям и умения правильно управлять как людьми, так и ресурсами.

К счастью, существуют инструменты, которые могут значительно упростить управление проектами и сделать их более успешными.

В этой статье мы рассмотрим программное обеспечение для управления проектами: что это такое, почему оно важно, восемь лучших приложений в этой категории и как выбрать подходящее для вашей организации. Звучит интересно? Тогда давайте начнем!

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Согласно Techopedia, программное обеспечение для управления проектами — это «программное обеспечение, используемое для планирования проектов, составления графиков, распределения ресурсов и управления изменениями». Достаточно просто, не так ли? Но давайте подробнее:

• Планирование проекта: Программное обеспечение для управления проектами поможет вам спланировать весь проект, чтобы вы и ваша команда не сбились с пути. Этот аспект инструмента особенно полезен для крупных проектов, на выполнение которых уйдут годы.
• Распределение ресурсов: Качественное приложение для управления проектами также предоставит вам инструменты для надлежащего распределения ресурсов, таких как время сотрудников и средства компании. Например, в большинстве приложений есть возможность назначать задачи определенным членам команды.
• Управление изменениями: Как руководитель проекта вы знаете, что ни один проект не идет точно по плану. Программное обеспечение для управления проектами поможет вам эффективно управлять изменениями и поможет обеспечить успех каждого проекта.

‍

Почему важно программное обеспечение для управления проектами?

Теперь, когда мы рассмотрели, что такое программное обеспечение для управления проектами, мы можем обсудить, почему оно важно. Работа с таким инструментом имеет три основных преимущества. К ним относятся: направление, сотрудничество и продуктивность.

‍

1. Направление

Если вы хотите, чтобы ваш следующий проект был успешным, вы должны знать, как выглядит успех. Другими словами, вам нужно направление. Вам необходимо разработать план, который поможет вам добраться из точки А в точку Б наиболее эффективным способом.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет руководителям проектов оценивать объем проекта, разбивать сложные задачи на управляемые этапы и планировать каждый аспект проекта — от назначения задач до составления бюджета.

‍

2. Сотрудничество

Большинство проектов, над которыми работает компания, не являются шоу одного мужчины (или женщины). Для их выполнения требуется целая команда людей, каждый из которых имеет разный набор навыков и уровень опыта. Программное обеспечение для управления проектами позволяет членам команды лучше сотрудничать, предлагая совместное использование документов, контрольный список и средства коммуникации.

Эти функции особенно полезны для распределенных команд. Если вы работаете в тесном контакте с удаленными сотрудниками или сотрудниками в дополнительных офисах, вы обязательно оцените инструменты для совместной работы, которые поставляются с большинством приложений для управления проектами.

‍

3. Производительность

И последнее, но не менее важное: программное обеспечение для управления проектами повышает продуктивность команд. Когда у ваших сотрудников есть направление и они понимают, что от них ожидается; когда в их распоряжении будут инструменты качественного общения, обмена документами и контрольных списков, они смогут выполнять свою работу гораздо эффективнее.

Такой инструмент также помогает менеджерам лучше делегировать задачи и ресурсы, чтобы вся команда работала как хорошо смазанная машина. Ни один сотрудник никогда не перерабатывает и ни один доступный ресурс не тратится впустую.

‍

Объективное сравнение программного обеспечения для управления проектами

В следующем списке представлены как бесплатные, так и платные программы для управления проектами. Каждый инструмент предлагает интересные функции. Вам просто нужно выбрать, какое приложение лучше всего подходит для вашей компании, и двигаться дальше.

‍

1. Trello

Trello — интуитивно понятное программное обеспечение для управления проектами. Источник: Atlassian

‍

Trello — это визуальное и интуитивно понятное программное обеспечение для управления проектами. Он основан на методологии Канбан, и проекты, называемые досками, могут быть организованы в рабочие процессы путем создания столбцов, подобных спискам, и заполнения их карточками. Каждая карточка может быть сделана для представления задачи с указанием сроков выполнения и назначена конкретным членам команды.

Trello также упрощает совместную работу в команде, добавляя область чата, где сотрудники могут обсуждать проект и обмениваться вложениями.

В довершение ко всему, это приложение для управления проектами интегрируется со многими другими популярными инструментами, такими как Slack, Evernote и Dropbox. Начните бесплатно сегодня или перейдите на план бизнес-класса всего за 9,99 долларов в месяц.

‍

2. Asana

Asana помогает руководителям проектов достигать поставленных целей. Источник: Brainstorm Force

‍

Asana можно рассматривать как сверхмощный список дел — достаточно мощный, чтобы вместить большие команды и сложные проекты. Он уделяет большое внимание целям компании и их достижению в срок и в рамках бюджета.

Оказавшись в приложении, пользователи Asana могут просматривать свои проекты несколькими способами. Есть представление списка задач, в котором (что неудивительно) перечисляются задачи в стандартном стиле списка дел. Существует также представление досок, которое, по сути, представляет собой доску канбан, аналогичную тому, что предлагает Trello, и представление временной шкалы, которое дает визуальное представление о том, как каждая часть проекта сочетается друг с другом.

Одной из уникальных особенностей Asana являются отраслевые шаблоны. Если вы новичок в управлении проектами, вам понравится эта функция! По сути, Asana создала множество различных шаблонов проектов для различных отделов, включая маркетинг, управление персоналом и дизайн. Пользователи могут использовать эти шаблоны в качестве проверенной основы при создании собственных рабочих процессов.

Как и Trello, Asana предлагает базовые функции бесплатно. Однако его премиальные планы начинаются с 9,99 долларов в месяц, если вам нужно обновить.

‍

3. Zoho Projects

Zoho Projects — мощное программное обеспечение для управления проектами. Источник: Zoho

‍

Zoho — это полный пакет программного обеспечения для бизнеса, который стал довольно популярным в последние годы. Одним из предложений компании является Projects, программное обеспечение для управления проектами, которое упрощает планирование, отслеживание и совместную работу над проектами.

Во-первых, в этом приложении есть почти все функции приложения для управления проектами, о которых вы могли только мечтать. Это действительно мощно! Вехи? Проверять. Отслеживание времени? Проверять. Канбан-доски, диаграммы Ганта и возможность живого чата? Проверяй, проверяй и проверяй!

Независимо от того, над каким проектом вы работаете, вы можете эффективно планировать и управлять им в Projects. Но все эти функциональные возможности будут стоить вам, если вы когда-нибудь захотите выйти за пределы плана Free Forever.

Стандартный план стоит 18 долларов США за 6 пользователей в месяц. Источник: Wrike

‍

Wrike — еще одно популярное программное обеспечение для онлайн-управления проектами. Этот инструмент предлагает удобство списка дел и мощность и гибкость электронной таблицы. Таким образом, вы можете легко увидеть, что и когда нужно сделать, а также получить более подробную информацию, такую ​​как указания по задачам, задания членов команды и чат в реальном времени.

Чтобы использовать Wrike, сначала запустите новый проект и создайте определенные задачи, которые необходимо выполнить. Затем нажмите на каждую задачу и добавьте важные сведения, например, кто отвечает за ее выполнение, указания, которым они должны следовать, и любые вложения, которые им могут понадобиться.

Пользователи также могут отправлять друг другу электронные письма (а не только использовать функцию внутреннего чата) непосредственно в этом приложении для управления проектами, что, безусловно, может пригодиться.

Начните работу с Wrike бесплатно уже сегодня. Или перейдите на более продвинутый план всего за 9,80 долларов в месяц на пользователя.

‍

5. Понедельник

Понедельник уделяет большое внимание рабочим процессам проекта. Источник: Software Advice

‍

Отличительной чертой Monday, ранее известной как Dapulse, является ее сосредоточенность на рабочих процессах. Разработчики этого приложения для управления проектами понимают, что проекты редко идут по плану. Таким образом, вместо того, чтобы просто предоставить пользователям стандартный список задач для проверки, они включили функцию этапов рабочего процесса.

После создания задачи можно добавить цветной столбец «стадии», чтобы представить различные этапы выполнения указанной задачи. Например, зеленая отметка будет означать, что задача выполнена, оранжевая означает, что над задачей все еще работают, а красная означает, что человек, которому назначена задача, столкнулся с препятствием.

Эта система позволяет быстро увидеть, как далеко продвинулись те или иные проекты.

Monday также включает в себя полезные функции, такие как просмотр временной шкалы, отслеживание уровня приоритета и возможность внутреннего чата. После бесплатной пробной версии Monday можно получить за 39 долларов.в месяц для пяти пользователей.

‍

6. Mavenlink

Mavenlink помогает руководителям проектов соблюдать сроки. Источник: PC Mag

‍

Если вы постоянно работаете в сжатые сроки, Mavenlink может стать для вас идеальным программным обеспечением для управления проектами. Функция диаграммы Ганта в приложении позволяет пользователям оценивать временные рамки для каждого этапа проекта и добавлять зависимости, чтобы они всегда знали, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь. Затем сроки могут быть обновлены на основе этой информации.

Другие функции включают инструменты управления ресурсами, шаблоны проектов, внутреннюю связь, отчеты на основе ИИ и многое другое.

Mavenlink предлагает бесплатный план, но кажется, что большинство интересных функций доступны только через обновленные пакеты, которые начинаются с 19 долларов в месяц для пяти пользователей.

‍

7. Smartsheet

Smartsheet — это программа для управления проектами, состоящая из одной части электронной таблицы. Источник: GeekWire

‍

Вам нравятся возможности организации стандартных электронных таблиц, но вы хотите, чтобы они были более эффективными? Взгляните на Smartsheet, приложение для управления проектами, которое сочетает в себе все, что вам нравится в электронных таблицах, с комментариями, назначением задач, статусом проекта и функциями бюджетирования.

Отличительной чертой Smartsheet является ее гибкость. Вы можете в любое время добавить в супертаблицу дополнительные строки, столбцы и флажки. Вы также можете просматривать проекты с помощью диаграммы Ганта, устанавливать условные напоминания и добавлять вложения.

Smartsheet — идеальное программное обеспечение для управления проектами для любителей электронных таблиц. Доступ к нему можно получить за 14 долларов в месяц после 30-дневной бесплатной пробной версии.

‍

8. Podio

Podio использует уникальный подход к программному обеспечению для управления проектами. Источник: Подио

‍

‍

‍

Podio, инструмент управления проектами, который представляет собой несколько приложений в одном. Пользователи выбирают приложения, которые хотят использовать, и объединяют их в единую интуитивно понятную панель управления. Это уникальный подход, который позволяет пользователям создавать более разумные рабочие процессы.

Podio включает в себя все необходимые вам стандартные функции управления проектами, такие как сроки, создание задач, комментирование и чат, вложения файлов и шаблоны. Ежемесячная стоимость доступа к этим функциям составляет от 0 до 24 долларов в месяц.

‍

9. Teamwork

‍

Teamwork — это программа для управления проектами с широкими возможностями настройки. Источник: Teamwork

‍

Teamwork — это программное обеспечение для управления проектами, которое способствует совместной работе и упрощает рабочие процессы. Приложение Teamwork, предназначенное для внутренних и удаленных команд, помогает каждому общаться более эффективно и прозрачно.

В Teamwork включены функции отслеживания времени и аналитики. В нем также есть чат в приложении, который позволяет пользователям обсуждать проекты в одном месте. Настраиваемые доски и рабочие процессы Teamwork делают программное обеспечение подходящим практически для любого проекта.

Благодаря индивидуальным настройкам Teamwork подходит для команд любого размера. Небольшие команды могут использовать бесплатную версию навсегда или перейти на профессиональный план всего за 10 долларов в месяц. Большие команды получают дополнительные инструменты и шаблоны за 18 долларов США в месяц в премиум-версии. Корпоративные планы имеют соответствующую цену и включают более строгий контроль доступа, API-интерфейсы и функции безопасности.

Как выбрать программное обеспечение для управления проектами

Мы только что упомянули восемь различных программных решений для управления проектами. Каждый из них имеет уникальные особенности и преимущества. Какой из них подходит для вашей команды? Это то, что мы рассмотрим в этом разделе.

Чтобы узнать, какое приложение для управления проектами подходит для вашей компании, выполните простой трехэтапный процесс:

1. Узнайте, какие функции вам нужны. которые не имеют значения. Затем сузьте список потенциальных приложений, исключив те, которые не обладают нужными вам возможностями.
2. Оцените бюджет вашей компании: Затем посмотрите на свой бюджет. Сколько программного обеспечения вы реально можете себе позволить? Хотя у каждого из инструментов в нашем списке есть бесплатные версии, некоторые функции, которые вам нужны или нужны, могут быть доступны только в более дорогих планах.
3. Экспериментируйте и получайте отзывы: После того, как вы сузили варианты по характеристикам и цене, пришло время начать экспериментировать с оставшимися инструментами в вашем списке. Подпишитесь на бесплатный план или пробную версию. Какие приложения нравятся вам и вашей команде?

После прохождения каждого из этих трех шагов у вас должно быть четкое представление о том, какое программное обеспечение для управления проектами вам подходит.

‍

Управляйте своими проектами более успешно

Инструменты визуальной коммуникации CloudApp — идеальное дополнение к вашим программным решениям для управления проектами.

‍

Программное обеспечение для управления проектами поможет вам и вашей команде выполнять проекты в срок и в рамках бюджета, эффективно сотрудничать и достигать максимального уровня производительности. Мы рекомендуем вам попробовать некоторые из перечисленных выше приложений и начать экспериментировать с ними.